QUANTRON AG mit Sitz in Gersthofen

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre und Aktionärsvertreter
betreffend die Hauptversammlung der QUANTRON AG am 29. November 2022

1) Allgemeine Informationen
a) Einführung

Die QUANTRON AG („QUANTRON“, „wir“, „uns“, „unser“) legt großen Wert auf den Schutz Ihrer Daten. Die nachfolgenden Hinweise geben Ihnen Informationen über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte gemäß der Verordnung (EUR) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung – „DSGVO“), dem Bundes-datenschutzgesetz („BDSG“) und dem Aktiengesetz („AktG“) im Zusammenhang mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Hauptversammlung von QUANTRON.

b) Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO

Alexander Strauß
Head of Quality Management
QUANTRON AG
Koblenzer Straße 2
86368 Gersthofen / Deutschland
E-Mail: a.strauss@quantron.net

c) Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Alexander Stadler
SE-Beratungsgesellschaft mbH
Raiffeisenstraße 17, 73660 Urbach
T: 07181 / 99 984 – 0
F: 07181 / 97 60 08 8
stadler@se-urbach.de

2) Betroffene personenbezogene Daten

Wir verarbeiten die folgenden personenbezogenen Daten von teilnehmenden Aktionären, Stimmrechtsvertretern („Vertretern“) und Gästen, wobei nicht für alle genannten Betroffenen stets alle genannten personenbezogenen Daten verarbeitet werden:
– Vor- und Nachname
– Anschrift
– Telefonnummer
– E-Mail-Adresse
– Aktienanzahl, Aktiengattung und Besitzart der Aktien
Sofern Aktionäre oder ihre Vertreter mit uns in Kontakt treten („Anfrage“), verarbeiten wir zudem diejenigen personenbezogenen Daten, die im Rahmen der Anfrage mitgeteilt wurden und die erforderlich sind, um die Anfrage zu beantworten (z. B. die vom Aktionär oder Vertreter angegebenen Kontaktdaten wie etwa E-Mail-Adresse oder Telefonnummer). Gegebenenfalls verarbeiten wir auch Informationen zu Anträgen, Fragen, Wahlvorschlägen und Verlangen von Aktionären oder deren Vertretern in der Hauptversammlung.
Ist der betroffene Aktionär Namensaktionär, haben wir seine Kontaktdaten dem Aktienregister entnommen.

3) Zweck und Rechtsgrundlage für Datenverarbeitung

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten für folgende Zwecke:
– Für die Teilnahme an der Hauptversammlung
– Zur Erfüllung der aktienrechtlichen Anforderungen (z. B. für das Teilnehmerverzeichnis)
– Zur Ermöglichung der Ausübung der Aktionärsrechte (z. B. Wortmeldung und Stimm-abgabe)
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten sind die aktien-rechtlichen Bestimmungen (§§ 118 ff. AktG), jeweils in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO. Darüber hinaus verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen aus dem Aufsichts-, Steuer- und Handelsrecht. Rechtsgrundlage bildet auch hier Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. c DSGVO.
Daneben verarbeiten wir personenbezogene Daten zur Wahrung berechtigter Interessen wie die Vorbereitung der Hauptversammlung und die Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Hauptversammlung. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist in diesen Fällen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Soweit Sie uns personenbezogene Daten in Zusammenhang mit einer Anfrage übermitteln, ist Rechtsgrundlage für deren Verarbeitung zum Zwecke der Beantwortung Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.
Bei der Beantwortung von Fragen durch die QUANTRON im Rahmen der Hauptversammlung kann es dazu kommen, dass der Name des Fragestellers genannt wird, wenn der Fragesteller hierin eingewilligt hat, eine gesetzliche Verpflichtung hierzu besteht oder dies zur Beant-wortung der Frage erforderlich ist oder sonst im berechtigten Interesse der Gesellschaft liegt (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. a, c bzw. f DSGVO).

4) Weitere Empfänger der personenbezogenen Daten

Auf der Hauptversammlung können andere QUANTRON Aktionäre und deren Vertreter die im Teilnehmerverzeichnis nach § 129 AktG zu Ihrer Person erfassten Daten einsehen.
Zur Organisation und Durchführung der Hauptversammlung bedienen wir uns zum Teil unterschiedlicher externer Dienstleister in der EU (z. B. Notar, Rechtsanwälte), die – soweit erforderlich – durch Auftragsverarbeitungsverträge gemäß Art. 28 DSGVO datenschutz-rechtlich verpflichtet werden. Diese Dienstleister erhalten von QUANTRON nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die Daten ausschließlich in unserem Auftrag und nach unserer Weisung.

Wir können verpflichtet sein, personenbezogene Daten an weitere Empfänger zu übermitteln, die die personenbezogenen Daten in eigener Verantwortung verarbeiten (Art. 4 Nr. 7 DSGVO), insbesondere an öffentliche Stellen wie die zuständige Aufsichtsbehörde.

5) Speicherdauer

Für die im Zusammenhang mit der Hauptversammlung verarbeiteten personenbezogenen Daten beträgt die Speicherdauer regelmäßig bis zu drei Jahre. Wir anonymisieren oder löschen diese personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Dies gilt nicht, wenn und soweit uns gesetzliche Nachweis- und Aufbewahrungspflichten (z. B. im AktG, im Handelsgesetzbuch oder in der Abgabenordnung) zu einer längeren Speicherung verpflichten oder die Daten für gerichtliche oder außer-gerichtliche Verfahren, beispielsweise im Falle von Anfechtungs- und Nichtigkeitsklagen, erheblich sind; in diesen Fällen speichern wir die Daten, solange die entsprechenden Nachweis- und Aufbewahrungspflichten bestehen oder bis zum rechtskräftigen oder anderweitig endgültigen Abschluss der entsprechenden Verfahren, einschließlich etwaiger Vollstreckungsverfahren.

6) Ihre Rechte nach der DSGVO

Sie können sich jederzeit und unentgeltlich mit einer formlosen Mitteilung an unsere Datenschutzbeauftragte oder direkt an uns wenden, um Ihre Rechte gemäß der DSGVO auszuüben. Sie haben hiernach das Recht:
– Gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
– gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
– gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
– gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird (die Einschränkung gilt dann für die Dauer der Überprüfung), wenn die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgt und sie die Löschung ablehnen, wenn wir die personenbezogenen Daten zwar nicht länger benötigen, Sie sie aber zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder wenn Sie gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben (für die Dauer der Überprüfung der Berechtigung des Widerspruchs);
– gemäß Art. 20 DGSVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
– gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und
– gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Näher hierzu sogleich Ziff. 7.

7) Beschwerderecht

Bei Fragen und Beschwerden können Sie sich an unsere Datenschutzbeauftragte (siehe Ziffer 1) c)) oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden (Art. 77 DSGVO).

Die für QUANTRON zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Bayern:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18
91522 Ansbach
____________________
Postfach 1349
91504 Ansbach
Deutschland
Tel.: +49 (0) 981 180093-0
Fax: +49 (0) 981 180093-800
E-Mail: poststelle@lda.bayern.de

Stand: Oktober 2022